Stand 15.04.20

1. Einleitung

1.1 Wie bereits in unserem Beitrag zu den wichtigsten Auswirkungen des 3. und 4. COVID-19-Gesetzes auf Gesellschafts-, Immobilien- und Insolvenzrecht berichtet, sieht das COVID-19-GesG[1] vor, dass zur Verhinderung der Verbreitung der COVID-19-Pandemie Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von u.a. Kapital- und Personengesellschaften (die grundsätzlich als Präsenzversammlungen stattfinden würden) auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden können und Beschlüsse auf andere Weise gefasst werden können.

1.2 Das COVID-19-GesG gibt nur einen sehr allgemeinen Rahmen für digitalen Versammlungen vor und hält fest, dass durch die jeweils eingesetzten Kommunikationswege eine möglichst hohe Qualität der Rechtssicherheit bei der Willensbildung gewährleistet sein muss. Nähere Regelungen zur Durchführung von digitalen Versammlungen wurden nun mit der Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)[2] der Bundesministerin für Justiz kundgemacht. Sowohl das COVID-19-GesG als auch die COVID-19-GesV gelten vorerst befristet bis zum 31.12.2020.

1.3 Für Versammlungen, bei der alle oder einzelne Teilnehmer nicht physisch anwesend sind, verwendet die COVID-19-GesV die Bezeichnung „virtuelle Versammlung„.

1.4 Virtuelle Versammlungen sind für die folgenden Rechtsformen möglich:

  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Aktiengesellschaften (AG)
  • Personengesellschaften
  • Genossenschaften
  • Privatstiftungen
  • Vereine
  • Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit
  • Kleine Versicherungsvereine
  • Sparkassen

1.5 Die COVID-19-GesV enthält allgemeine Bestimmungen zur Zulässigkeit von virtuellen Versammlungen (dies betrifft z.B. Aufsichtsratssitzungen, Generalversammlungen von GmbHs oder Geschäftsführer-/Vorstands-Sitzungen) und darüber hinaus spezielle Sonderbestimmungen für die Zulässigkeit von virtuellen Hauptversammlungen einer AG und Generalversammlungen einer Genossenschaft oder eines Vereins. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Voraussetzungen und Regelungen für die Durchführung einer virtuellen Versammlung. Gerne beraten und unterstützen wir Sie im Detail bei der Vorbereitung und Durchführung einer solchen virtuellen Versammlung. Die sorgfältige Vorbereitung einer virtuellen Versammlung ist entscheidend, um Formfehler, die zu einer Anfechtbarkeit oder Nichtigkeit von Beschlüssen führen könnten, zu vermeiden.

2. Die Zulässigkeit von virtuellen Versammlungen

2.1 Teilnehmer einer virtuellen Versammlung müssen mittels akustischer und optischer Zweiweg-Verbindung in Echtzeit verbunden werden und jeder Teilnehmer muss die Möglichkeit haben, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen. Für die Zulässigkeit einer solchen virtuellen Versammlung genügt es aber auch, wenn sich maximal die Hälfte der Teilnehmer nur akustisch mit der Versammlung verbindet (z.B. also nur per Telefon, wenn keine Internet-Verbindung besteht). Die bloß akustisch zugeschaltenen Personen sollen aber gemäß einem Erlass[1] der Bundesministerin für Justiz auch in jeder Hinsicht als Teilnehmer gelten und z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen sein.

2.2 Das Organ oder das Organmitglied, welches ganz generell die betreffenden Versammlung einberuft, entscheidet auch über die Durchführung und die Verbindungstechnologie einer virtuellen Versammlung. In der Einberufung sind die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme anzugeben (in Frage könnten hierfür (allenfalls in adaptierter Form) die bereits am Markt bekannten Telefon- und Videokonferenztools kommen).

2.3 Zu einer Herausforderung für virtuelle Versammlungen könnte die Identitätsfeststellung aller Teilnehmer werden. Bei manchen Versammlungen liegt die Verantwortung zur Identitätsfeststellung nicht beim Versammlungsleiter, sondern bei einem beizuziehenden Notar (z.B. kann dies bei Generalversammlungen von GmbHs der Fall sein). Der Notar kann die Identitätsfeststellung dann auf die in der Notariatsordnung vorgesehene elektronische Weise durchführen.

3. Die virtuelle Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft

3.1 Speziell für Hauptversammlungen gibt es in der COVID-19-GesV eine Sonderbestimmung. Für die virtuelle Durchführung einer Hauptversammlung ist es demnach ausreichend, wenn die Teilnehmer der Versammlung generell nur per akustischer und optischer Verbindung in Echtzeit folgen können (eine Zweiweg-Verbindung ist also nicht notwendig). Für die Wahrung der Teilnehmerrechte muss aber die Abgabe von Wortmeldungen und die Stimmabgabe auf eine andere Weise sichergestellt werden. In Frage kommt hierzu unseres Erachtens für Wortmeldungen beispielsweise eine Chatfunktion oder die Übermittlung von Fragen per E-Mail an eine in der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gegebene E-Mail-Adresse. Der Vorsitzende muss dann die schriftlich eingelangten Wortmeldungen bzw. Fragen in der Hauptversammlung verlesen. Die Stimmabgabe könnte weiterhin über die bereits nach alter Rechtslage mögliche Fernabstimmung erfolgen (die COVID-19-GesV verweist ausdrücklich auf die Möglichkeit der Fernabstimmung). Die Fernabstimmung muss eine gewisse Geheimhaltung sicherstellen und kann daher unseres Erachtens nicht über einen Chat erfolgen (zum Einsatz könnte z.B. eine App kommen, welche nur besonders legitimierte Personen benutzen können). Zusätzlich zur virtuellen Hauptversammlung lässt die COVID-19-GesV aber weiterhin auch eine Briefabstimmung zu, auch wenn diese in der Satzung nicht vorgesehen ist. Auch für Hauptversammlungen gilt grundsätzlich, dass mindestens die Hälfte der Teilnehmer optisch und akustisch verbunden sein muss (d.h. eine Hälfte kann auch nur akustisch verbunden sein).

3.2  Für Hauptversammlungen der folgenden Gesellschaften gibt es aber nochmals eine Ausnahmeregelung:

  • börsennotierte Gesellschaften;
  • Gesellschaften deren Aktien über ein mulitlaterales Handelssystem gehandelt werden; und
  • Gesellschaften mit mehr als 50 Aktionären.

Bei diesen Gesellschaften kann die Hauptversammlung aufgrund der potentiell sehr großen Teilnehmerzahl auch übertragen werden (die Aktionäre selbst haben dann keine unmittelbare Möglichkeit der Teilnahme an der Hauptversammlung). In diesem Fall können die Aktionäre ihr Stimm-, Antrags- und Widerspruchsrechte im Wege von besonderen Stimmrechtsvertretern ausüben (die Aktiengesellschaft muss insgesamt vier unabhängige Stimmrechtsvertreter zur Auswahl bringen, von denen mindestens zwei Rechtsanwälte oder Notare sein müssen). Die Stimmrechtsvertreter sollen laut dem  vorgenannten Erlass der Bundesministerin für Justiz auch während der Hauptversammlung mit den Aktionären in Kontakt sein, damit die Aktionäre auf die Geschehnisse in der Hauptversammlung noch reagieren können (z.B. in Form von Weisungsänderungen hinsichtlich der Stimmabgabe). Das Auskunftsrecht sollen die Aktionäre weiterhin (auch trotz der Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern) noch selbst ausüben können (z.B. wiederum durch die Übermittlung von E-Mails an den Vorsitzenden der Hauptversammlung).

4. Die virtuelle Generalversammlung einer Genossenschaft oder eines Vereins

4.1 Gleich wie bei Hauptversammlungen genügt es auch für virtuelle Generalversammlungen von Genossenschaften und Vereinen, wenn die Teilnehmer nur per akustischer und optischer Verbindung in Echtzeit der Versammlung folgen können (also wiederum keine Zweiweg-Verbindung) und Wortmeldungen und die Stimmabgaben auf andere Weise erbracht werden können. Mindestens die Hälfte der Teilnehmer muss wiederum optisch und akustisch verbunden sein und die andere Hälfte kann auch wieder nur akustisch verbunden sein.

4.2 Anders als bei Aktiengesellschaften ist aber für Genossenschaften und Vereine vorgesehen, dass auch ohne eine entsprechende Bestimmung im Genossenschaftsvertrag bzw. in der Vereinssatzung die Durchführung einer bloß schriftlichen Abstimmung angeordnet werden kann. Die COVID-19-GesV enthält hierzu besondere Bestimmungen über Fristen und Ablauf einer solchen schriftlichen Abstimmung.

5. Disclaimer

Die Informationen, Meinungen und Rechtsansichten in diesem Beitrag sind nicht als umfassende Darstellung gedacht und können eine individuelle, auf die Besonderheiten des Sachverhaltes bezogene Prüfung jedenfalls nicht ersetzen. Insbesondere werden die in der COVID-19-GesV kundgemachten Bestimmungen zum Teil auch nur verkürzt wiedergegeben. Für den Inhalt dieses Beitrags wird daher keine Haftung übernommen. Gerne unterstützen wir Sie aber jederzeit mit einer fundierten und sachverhaltsspezifischen Rechtsberatung.

 

[1] Bundesgesetz betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19 (Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz – COVID-19-GesG), BGBl. I Nr. 16/2020 in der Fassung BGBl. I Nr. 24/2020.
[2] 140. Verordnung der Bundesministerin für Justiz zur näheren Regelung der Durchführung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer und von Beschlussfassungen auf andere Weise (Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung – COVID-19-GesV), BGBl. II Nr. 140/2020.
[3] Erlass vom 8. April 2020 zur Verordnung der Bundesministerin für Justiz zur näheren Regelung der Durchführung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer und von Beschlussfassungen auf andere Weise (Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung – COVID-19-GesV), GZ: 2020-0.223.429.

 

Der Beitrag zum Download: Virtuelle Versammlungen nach der COVID-19-GesV