Die Datenschutzbehörde beantwortete kürzlich und unerwartet schnell die in der Praxis häufig gestellte Frage, welche Frist für die Aufbewahrung von Bewerberdaten gilt. Das Thema ist deswegen von besonderer Bedeutung, weil in der Praxis die ersten (abgelehnten) Bewerber bereits eine „unverzügliche“ Löschung ihrer Daten verlangen, und sich dabei auf den Wortlaut der DSGVO stützen konnten; in der DSGVO kommt das Wort „unverzüglich“ wiederholt vor.

Die nun vorliegende, wichtige Entscheidung dürfen wir für Sie wie folgt zusammenfassen:

Grundsätzlich hat jede Person das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies gilt auch für Daten von Bewerbern, die für jene Stelle, für die sie sich beworben hatten, nicht eingestellt wurden. Das Recht auf Löschung kommt nur dann nicht in Betracht, wenn eine Verarbeitung bzw. Aufbewahrung erforderlich ist, etwa für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Da Bewerberdaten naturgemäß der Entscheidung dienen, ob ein Arbeitsverhältnis mit einem bestimmten Bewerber begründet wird oder nicht, ist die Speicherung der Bewerberdaten notwendig, um sich gegen allenfalls behauptete Diskriminierungen bei der Begründung von Arbeitsverhältnissen nach dem Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) zu verteidigen. Die entsprechende, gesetzliche Frist für die Geltendmachung von Ansprüchen diskriminierter Bewerber beträgt sechs Monate. Der zusätzlich zu der sechsmonatigen Frist berechnete Monat, der einen potentiellen Klageweg berücksichtigt, wurde von der Datenschutzbehörde in ihrer Entscheidung als angemessen und nicht unverhältnismäßig lange angesehen. Die Datenschutzbehörde erklärte eine Aufbewahrung von Bewerberdaten für sieben Monate somit für zulässig und bestätigte damit unsere bisherige Beratungspraxis.

In der Entscheidung wurde zusätzlich Folgendes festgehalten: Um die Aufbewahrung von Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu rechtfertigen, müssen im Falle eines Löschungsbegehrens die Gründe dafür dargelegt werden. Um dem Löschbegehren eines abgelehnten Bewerbers nicht entsprechen zu müssen, muss der Verantwortliche konkret beschreiben, welche Verfahren auf welcher Grundlage künftig anhängig gemacht werden könnten. Zudem ist ein konkreter Zeitpunkt zu benennen, ab wann die Bewerberdaten gelöscht werden. Diese Anforderungen sind nach Ansicht der Datenschutzbehörde erfüllt, wenn darauf hingewiesen wird, dass ein Ersatzanspruch nach § 26 Abs. 1 GlBG innerhalb einer Frist von sechs Monaten geltend gemacht werden kann und die Daten nach Ablauf der Frist gelöscht werden. Im Falle eines Löschungsbegehrens ist in der Kommunikation mit Bewerbern daher auf entsprechend konkrete Hinweise zu achten; § 26 GlBG bildet dabei nun eine belastbare Grundlage. Aus der aktuellen Entscheidung der Datenschutzbehörde kann umgekehrt aber nicht abgeleitet werden, dass Bewerber bereits vorab (d.h. ohne konkretes Löschungsbegehren) aktiv auf potentielle Klagsmöglichkeiten nach dem GlBG hingewiesen werden müssen.